แต่เทคนิคการทำงานเร็ว มักเป็นเรื่องที่แต่ละบุคคลต้องเรียนรู้เอง เพราะไม่มีสอนในมหาวิทยาลัย และไม่ค่อยมีการบอกต่อกันภายในที่ทำงาน เนื่องจากคนทำงานเร็วเข้าใจว่าเป็นวิธีปกติที่ใคร ๆ ก็น่าจะรู้อยู่แล้ว หรืออาจเป็นเทคนิคส่วนตัวที่ไม่คิดว่าถ้าคนอื่นรู้แล้วจะอยากในแบบเดียวกัน พนักงานใหม่อาจได้รับคำแนะนำจากรุ่นพี่หรือหัวหน้าบ้าง แต่คนที่มีอายุงานนานแล้วคงไม่ค่อยมีใครกล้าแนะนำ หนังสือ “คนทำงานเร็วทำอะไรตอนที่เราไม่เห็น” เขียนโดย คิเบะ โทโมะยูกิ หัวหน้าทีมโปรเจกต์ของบริษัท IBM Japan ได้รวบรวมเทคนิคต่าง ๆ ถึง 75 ข้อ ที่ช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้นกว่าเดิม ในที่นี้ขอยกตัวอย่างเทคนิคที่น่าสนใจมาให้อ่านกัน
ก่อนลงมือทำ
กฎในการทำงานเร็ว มี 3 ข้อ คือ ทำอย่างรวดเร็ว ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นทิ้งไป และทำให้ถูกต้องแม่นยำ
บางงานไม่จำเป็นต้องทำแบบเนี้ยบเต็มร้อย เสียเวลาโดยใช่เหตุ ควรกำหนดระดับคะแนนที่คาดหวังของแต่ละงาน เพื่อให้ทราบว่าจะแบ่งเวลาให้แค่ไหน
ถ้าหัวหน้ากำหนดระดับคะแนนที่คาดหวังมาให้แล้ว เราควรทำให้ได้มากกว่าความคาดหวังสัก 1-2 คะแนน จะได้รับการประเมินผลงานที่ดีกว่า
วางแผนให้ดีเพื่อทำให้ถูกต้องแต่แรก การแก้ไขภายหลังมักยุ่งยากและเสียเวลากว่า
อุปกรณ์ในการทำงาน
- แนะนำให้พกสมุดจดติดตัวเสมอ พร้อมจดทุกเมื่อ ป้องกันการลืม
- ควรใช้เป็นสมุดกราฟ เพื่อให้มีเส้นแนวตั้งและแนวนอน สามารถขีดแบ่ง/สร้างตารางได้ง่าย และควรเป็นแบบสันห่วงเพื่อให้สามารถพับจดได้ในพื้นที่จำกัด
- การจดบันทึก ควรเขียนในแนวนอนจะกวาดสายตาอ่านได้รวดเร็ว เห็นภาพรวมง่ายกว่า และสามารถนำรูปแบบการจัดวางที่เขียนไว้ไปทำสไลด์ PowerPoint ต่อได้เลย
- ปากกาสำหรับพกพาเพื่อจดนอกสถานที่ ควรเขียนลื่น ไม่ต้องลงน้ำหนักก็เขียนได้ ใช้ปากกาที่มีหลายสีในแท่งเดียว เพื่อให้เปลี่ยนสีขณะจดได้ไวขึ้น
อีเมล์
- เขียนให้สั้น กระชับ ไม่ยาวจนมีแถบเลื่อนปรากฏขึ้นมา
- ยกประเด็นสำคัญมาไว้บรรทัดแรกก่อนชี้แจงรายละเอียด เพื่อให้ผู้รับเข้าใจสิ่งที่ต้องการสื่อ
- ใช้ function จัดหมวดหมู่ของ inbox เพื่อลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน
- ตั้งใจอ่านอีเมล์ให้จบเพียงครั้งเดียว ไม่ต้องกลับมาอ่านซ้ำภายหลังอีก แต่หากเป็นงานที่ต้องทำ ให้ใส่เครื่องหมายไว้กันลืม
การทำเอกสารในคอมพิวเตอร์
- การใช้ mouse จะเสียเวลาในการลากจากจุดหนึ่งไปอีกจุดหนึ่ง ควรฝึกใช้ปุ่ม home, end, page up, page down บน keyboard ในการย้าย cursor แทน
- ควรท่องจำปุ่มลัดต่าง ๆ ที่ใช้เป็นประจำให้ได้ (มีในหนังสือ) อาจเสียเวลาในช่วงแรก การใช้ปุ่มลัด แม้ประหยัดเวลาได้แค่ครั้งละครึ่งวินาที ในระยะยาวรวมกันแล้วก็ช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้นมาก
- Function พื้นฐานใน Excel ช่วยให้ทำงานได้สะดวกยิ่งขึ้น ควรจำไว้ใช้เช่นกัน (มีในหนังสือ)
- ทำ template สำหรับเอกสารรูปแบบต่าง ๆ เก็บไว้ เพื่อประหยัดเวลาในการจัดหน้า และเรียบเรียง อาจเป็นแบบฟอร์มของเราเองหรือประยุกต์จากเอกสารของเพื่อนร่วมงาน
- เขียนสิ่งที่จะนำเสนอใส่กระดาษ A4 ตาม slide ที่จะทำ วางแผนให้เสร็จก่อนจะลงมือทำ PowerPoint เพื่อให้แก้ไขได้ง่าย ให้หัวหน้าดูในกระดาษก่อน เมื่อเริ่มลงมือทำงานนำเสนอในคอมจะเสร็จอย่างรวดเร็ว
การมอบหมายงานและกำจัดเวลาในการรอคอย
- หัวหน้าควรตัดสินใจและสั่งงานลูกน้องต่อทันที เพื่อให้งานเดินต่อได้ และเสร็จทันเวลา
- กำหนด “จุดตรวจสอบ” เพื่อดูความคืบหน้า และกำหนด deadline ตามความเหมาะสมกับนิสัยการทำงานแต่ละคน
- สร้างข้อตกลงกันในทีม เพื่อให้ได้แนวทางลดเวลาการรอคอย เช่น ตอบกลับอีเมล์ภายใน 24 ชั่วโมง ต้องมีการตอบว่ารับทราบ หรือจะทำให้เสร็จเมื่อไหร่ หรือไม่สามารถทำงานนี้ได้ เพื่อให้ผู้ส่งสามารถตัดสินใจดำเนินการต่อไปได้
- หากไปหาเพื่อนร่วมงานที่โต๊ะแล้วไม่พบ เขียนโน้ตติดไว้ หรืออีเมล์ไปว่าเมื่อมาถึงแล้วให้ติดต่อกลับ เพื่อเราจะได้ไม่พะวง หรือเสียเวลาเดินกลับไปดูบ่อย ๆ
อย่าลืมว่า การทำงานได้เร็วนั้น งานต้องมีคุณภาพด้วย ในหนังสือยังมีวิธีการถ่ายทอดข้อมูล การรับข้อมูล การจัดประชุม ตัวอย่าง framework ที่ใช้ในการคิด-มองภาพรวม-แก้ปัญหา และเคล็ดลับอื่น ๆ อีกมากมาย ที่เหมาะกับพนักงานออฟฟิศทั้งระดับหัวหน้าและลูกน้อง
นอกจากหนังสือ “คนทำงานเร็วทำอะไรตอนที่เราไม่เห็น” แล้ว ยังสามารถติดตาม blog ของผู้เขียนได้ที่
http://vekitomo-0.hatenablog.jp
รีวิวหนังสือ คนทำงานเร็วทำอะไรตอนที่เราไม่เห็น
ผู้เขียน คิเบะ โทโมะยูกิ
ผู้แปล ภัทรวรรณ ศรประพันธ์
สำนักพิมพ์วีเลิร์น ราคา 220 บาท
