Search
Search

15 เคล็ดลับการบริหารเวลาของคนประสบความสำเร็จ จากหนังสือ แค่ใช้เวลาเป็น ไม่ต้องเก่งก็ไปได้ไกลกว่า

1 วันมี 24 ชั่วโมงและเราทุกคนมีเวลาเท่ากัน แต่ทำไมชีวิตเราช่างวุ่นวายกับเรื่องเร่งด่วนทั้งวัน เวลานอนยังแทบไม่มี แล้วจะเอาเวลาที่ไหนไปทำเรื่องที่มันสำคัญ เช่น การพัฒนาตัวเอง ซึ่งคนที่ประสบความสำเร็จ เค้ามีเคล็ดลับการบริหารเวลาอย่างไรกันนะ?

วันนี้ CareerVisa ขออาสาพาเราไปจัดระเบียบชีวิตของเราใหม่ต้อนรับสู่ปี 2023 ให้เป็นคนใหม่ ใจพร้อมรับกับสิ่งใหม่ๆ ให้ชีวิตไปได้ไกลกว่าเดิมจากเคล็ด (ไม่) ลับเหล่าคนดังเกือบ 300 คน ในโพสต์นี้ได้เลย! 

  1. พลังแห่ง 1,440
    เป็นตัวเลขเตือนใจว่าใน 1 วัน มีแค่ 1,440 นาที หากใครจะขอเวลาเราสัก 1 นาที หรือ 5 นาที ถ้าหลาย ๆ คน หลาย ๆ ครั้งเข้าก็เสียเวลาไปเยอะทีเดียว เวลา 1 นาทีแม้จะสั้นแต่ก็สามารถใช้ทำอะไรที่มีประโยชน์ได้ เช่น แพลงก์ นั่งสมาธิ ชงชา จงใช้เวลาแต่ละนาทีไปกับสิ่งสำคัญของเรา
  2. พลังของการจัดลำดับความสำคัญ
    เป้าหมายที่ดีต้องกำหนดให้ชัดเจนและวัดได้ กำหนดภารกิจที่สำคัญที่สุดเพื่อจะบรรลุเป้าหมาย แล้วทำให้มันอยู่ในกำหนดการ ใช้เวลาที่เรามีสมาธิจดจ่อได้ดีที่สุดของวันไปกับสิ่งนี้ (สำหรับคนส่วนใหญ่ มักเป็น 2 ชั่วโมงแรกหลังตื่นนอน) ก่อนจะไปทำสิ่งอื่น
  3. เลิกทำ To – Do – List 
    ปัญหาของทำ To – Do – List  คือ เราอยากขีดฆ่ารายการออกให้มากที่สุด ทำให้เราเลือกทำสิ่งที่ง่าย เสร็จไว หรือเลือกทำสิ่งที่ด่วนที่สุดก่อน แต่ไม่ใช่สิ่งที่สำคัญที่สุด แน่นอนว่าเวลาเราเห็น To – Do – List ที่ยาวเหยียด เราจะรู้สึกเครียดกับสิ่งที่เราต้องทำ ซึ่งวิธีการแก้ไข คือ ให้เราใช้ Calendar หรือ ปฏิทินมาช่วยวางแผนชีวิต เช่น กำหนดเวลาของแต่ละสิ่งที่ต้องทำแต่ละอย่างไว้ล่วงหน้า เวลางานอดิเรก เวลาสำหรับครอบครัว เวลาหาความรู้ใหม่ๆ ให้เป็นดูลำดับและทำตามได้ง่ายขึ้นโดยที่เราไม่ต้องกดดันตัวเองเลย
  4. กำจัดนิสัยผัดวันประกันพรุ่ง
    เราต้องหาวิธีห้ามใจ บังคับตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นการหาแรงจูงใจ การกำหนดรางวัลเมื่อประสบความสำเร็จหรือการลงโทษเราล้มเหลว จะทำให้เรามีแรงขับเคลื่อนภายในตัวเองให้อยากเป็นตัวในแบบที่อยากเป็น ที่สำคัญวางแผนและทำให้ได้ดี ไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์แบบก็มีกำลังใจแต่ตั้งแต่เริ่มต้นแล้วละนะ
  5. เลิกงานตอน 17.00 น. โดยไม่รู้สึกผิด
    ยอมรับว่างานไม่มีวันหมด มีสิ่งที่ต้องทำเพิ่มขึ้นอยู่เสมอ และมากกว่าสิ่งที่ทำให้เสร็จได้อยู่เสมอ เราไม่สามารถเป็นทุกอย่างให้กับทุกคนได้ การพยายามทำทุกอย่างให้สมบูรณ์แบบ ทำให้เราใช้เวลากับมันมากเกินไป จนกินเวลาที่ควรจะใช้กับสิ่งสำคัญอื่น ๆ ในชีวิต
  6. เครื่องมือลับในการทำงานให้ลุล่วงของริชาร์ด แบรนสัน
    ริชาร์ด แบรนสัน ผู้ก่อตั้ง Virgin Group มีนิสัยพกสมุดบันทึกเล่มเล็กเพื่อให้พร้อมจดสิ่งต่าง ๆ เสมอ ลองพกสมุด เขียนทุกอย่างและอะไรก็ตามที่ไม่อยากลืม เช่น ไอเดีย บันทึกการประชุม การคุยโทรศัพท์ จดวันที่ เป้าหมายสำคัญ สิ่งที่ต้องปฏิบัติ ขั้นตอนถัดไป แล้วย้ายลงปฏิทิน เมื่อจดเต็มแล้วนำสมุดไปเรียงเก็บไว้บนชั้นให้ง่ายต่อการค้นหาในภายหลัง
  7. จัดการกับอีเมล์อย่าง Pro ด้วยระบบ 321 ศูนย์
    จัดการอีเมล์แค่วันละ 3 ครั้ง ตั้งเวลา 21 นาที ใช้สมาธิจดจ่อ ตอบข้อความแบบสั้นกระชับเพื่อทำให้กล่องข้อความเป็นศูนย์ภายในเวลาที่ตั้งไว้ อาจจะทำ folder “อีเมล์ที่จะตอบภายหลัง” เพื่อโยนเข้าไปก่อน และอย่าลืมใส่ในปฏิทินว่าจะกลับมาจัดการตอนไหน ส่วนอีเมล์ที่อ่านแล้วยังไม่กล้าลบ ก็ใส่ไว้ใน folder “อีเมล์เก่า”
  8. วิธีประชุมแบบ Google, Apple และ Virgin
    หลีกเลี่ยงการจัดประชุมที่ยาวนานและมีคนเข้าร่วมเกินความจำเป็น ห้ามใช้ smart phone ระหว่างประชุม Google จำกัดจำนวนผู้เข้าประชุมไว้ที่ 10 คน แบ่งเวลาออกเป็นการประชุมสั้น ๆ ครั้งละ 5-10 นาที Virgin ก็ประชุมสั้น ๆ เช่นกัน Apple ใช้วิธีเดินประชุมเพื่อให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ได้ดีขึ้นและตัดสินใจได้เร็วกว่า ส่วน Facebook กำหนดวันพุธเป็นวันงดประชุม
  9. คำเล็ก ๆ 1 คำที่ทำให้ความสำเร็จทวีคูณ
    เราต้องหัดเลือกปฏิเสธคำขอบ้าง ก่อนที่เราจะแบกไม่ไหว อย่าลืมว่าเวลาเรามีจำกัด เพราะถึงเวลาจริงก็อาจจะมีสิ่งที่สำคัญหรือด่วนกว่าโผล่ขึ้นมาให้เราจัดการ ดังนั้นการปฏิเสธสิ่งที่ไม่ส่งเสริมเป้าหมายปัจจุบันของเรา จะช่วยให้เรามีเวลามากขึ้น
  10. หลักการของพาเรโตอันทรงพลัง
    แนวคิดเรื่องความไม่สมดุลระหว่างการกระทำกับผลลัพธ์ของพาเรโต ที่เรียกว่าหลักการ 80/20 ให้สำรวจดูการกระทำ 20% ที่สำคัญ ซึ่งส่งผลต่อ 80% ของผลลัพธ์ทั้งหมด เช่น การอ่านหนังสือเฉพาะย่อหน้าแรก ย่อหน้าสุดท้าย และประโยคแรกของย่อหน้าที่เหลือ จะทำให้เราเข้าใจเนื้อหา 80% ของทั้งหมดได้ เพื่อให้ทำน้อยแต่ได้มาก เน้นไปส่วนที่สำคัญ ไม่เสียเวลาและเครียดน้อยลง
  11. 3 คำถามจากฮาร์วาร์ด
    3 คำที่จะช่วยให้ประหยัดเวลาได้ คือ เลิก มอบหมาย หรือ คิดใหม่ ให้ลองจดภารกิจต่าง ๆ ออกมาพิจารณาว่า อะไรที่ไม่ได้สำคัญที่เราจะเลิกทำได้บ้าง อะไรที่สามารถมอบหมายหรือว่าจ้างให้คนอื่นทำแทนได้เพื่อให้เราเอาเวลาไปทำอย่างอื่นที่ได้เงินมากกว่า และสิ่งที่เรายังทำเองนั้น มีวิธีอะไรที่จะประหยัดเวลากว่าเดิม
  12. ทำไมผู้ก่อตั้งทวิตเตอร์จึงกำหนดหัวข้อสำหรับแต่ละวันของเขา
    แจ็ก ดอร์ซีย์ กำหนดหัวข้อที่จะโฟกัสแต่ละวันในหนึ่งสัปดาห์  เช่น เรื่องบริหาร เรื่องผลิตภัณฑ์ เรื่องการตลาด ช่วยให้บริษัทมีผลงานได้ต่อเนื่อง แดน ซัลลิแวน แนะนำให้แบ่งประเภทเป็น วันลุย วันทำเรื่องจุกจิก และวันพักผ่อน ไว้ในสัปดาห์อุดมคติ หากจะลาพักผ่อนควรกำหนดวันทำเรื่องจุกจิกไว้หัวท้ายด้วย เพื่อจะได้มีเวลาจัดแจงสิ่งต่าง ๆ ให้พร้อม
  13. อย่าเริ่มลงมือทำเลย! (จนกว่าคุณจะพร้อม)
    ในการจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ เช่น กองจดหมาย ใบแจ้งหนี้ ให้ถือคติว่า แตะมันครั้งเดียวพอ เมื่อพร้อมค่อยดูและจัดการทันที เพื่อไม่ให้เสียเวลาหยิบมาพิจารณาซ้ำ ๆ สิ่งที่ต้องทำก็กำหนดลงปฏิทิน
  14. เปลี่ยนกิจกรรมยามเช้า เปลี่ยนชีวิต
    หากเราลองสังเกตคนที่ประสบความสำเร็จดูจะเห็นว่าคนเหล่านั้นมักจะใช้เวลายามเช้าไว้ทำกิจวัตรที่เสริมพลังให้กับร่างกายและจิตใจ ซึ่งทำให้เวลาที่เหลือของวันจะ Productive Day ได้ด้วยเช่นกันนะ กิจกรรมที่เราแนะนำให้ทำตาม เช่น สวดมนต์ ทำสมาธิ ออกกำลังกาย คิดทบทวนเป้าหมายชีวิต อ่านหนังสือพัฒนาตนเอง เขียนบันทึกประจำวัน
  15. พลังงานคือทุกสิ่ง
    การทำสิ่งต่าง ๆ เสร็จได้เร็วหรือช้านั้น ขึ้นอยู่กับระดับพลังงานและสมาธิของเรา การรักษาระดับพลังงานให้สูง จำเป็นต้องพักผ่อนให้เพียงพอ ออกกำลังกาย ดื่มน้ำมาก ๆ ทานอาหารที่มีประโยชน์ การกำหนดเวลาทำงานสลับกับการพักสั้น ๆ ตามหลักการโพโมโดโร ทำให้งานมีประสิทธิภาพมากกว่าทำต่อเนื่องนาน ๆ

การบริหารเวลาที่ดีจะทำให้เราใช้ 24 ชั่วโมงได้อย่างคุ้มค่ายิ่งกว่าเดิม ลองนำเคล็ดลับของคนประสบความสำเร็จ 15 ข้อนี้ไปปรับใช้ เราจะได้มีเวลาเพิ่มสำหรับทำสิ่งที่สำคัญจริง ๆ ในทุกวันของชีวิตเป็นของขวัญให้กับตัวเองต้อนรับปีใหม่ 2023 

Happy New Year & Happy Holiday! 

Author

  • CareerVisa Team

    รวบรวมและแลกเปลี่ยนข้อมูลเพื่อการพัฒนานอกกรอบของคนทำงาน

    https://www.careervisathailand.com [email protected] Team CareerVisa

Related   Articles

ทำงานเยอะ ไม่อยากเสียสมดุลชีวิต มาลองทำตามวิธีเหล่านี้

เชื่อว่าหลายคนต้องประสบพบเจอปัญหา “ทำงานหนักจนไม่มีเวลาชีวิต” บางคนไม่ได้ทำงานแค่ 5 วัน แต่ยังต้องเอางานที่ทำไม่เสร็จมาทำเสาร์อาทิตย์อีก แล้วสุดท้ายวันหยุดของเราอยู่ไหนกัน?

5 รูปแบบพนักงาน ที่มักจะโดนเพื่อนร่วมงานเกลียด

เคยสงสัยบ้างไหมว่าทำไมเราถึงไม่มีเพื่อนในที่ทำงาน หรือคนรอบตัวแสดงความรู้สึกไม่ค่อยอยากทำงานกับเราสักเท่าไร
มาลองเช็กว่ากำลังเป็นแบบนี้กันอยู่หรือเปล่า

จัดการปัญหา แก้ไขทุกวิกฤติด้วย Fink’s Crisis Management Model

ชีวิตการทำงานของทุกคนคงไม่ได้ราบรื่นเสมอไป ยิ่งต้องทำงานร่วมกับหลายฝ่าย หลายทีม ยิ่งมีปัญหาเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา
เพราะฉะนั้นเราต้องเรียนรู้การตั้งรับวิกฤติที่จะเกิดขึ้น และผ่านมันไปให้ได้เสมอ