1 on 1 Feedback คืออะไร มีเทคนิคฟีดแบคอย่างไรให้ได้ผลจริง

1 on 1 Feedback

ได้โอกาสขึ้นเป็นหัวหน้าทั้งทีมีอะไรต้องทำอะไรหลายอย่าง ทั้งแก้ปัญหาในทีม และตัดสินใจเรื่องสำคัญ สิ่งหนึ่งที่ขาดไม่ได้คือการประชุมตัวต่อตัวกับลูกทีม ที่เรียกว่า 1 on 1 Feedback นั่นเอง

หลายคนได้ยินมาแล้วว่าต้องทำสิ่งนี้ แต่ว่าที่จริงมันคืออะไร ในบทความนี้ CareerVisa จะมาอธิบายให้ฟังถึงวิธีการทำ 1 on 1 Feedback ที่ดีพร้อมทั้ง ขั้นตอนการเตรียมตัวสำหรับหัวหน้าทีมให้ทำตามกันได้เลย

1 on 1 Feedback คืออะไร?

การทำ 1 on 1 Feedback คือการประชุมระหว่างน้องในทีมและหัวหน้าแบบตัวต่อตัว ที่จะช่วยให้ตัวเราเองรู้จักสมาชิกในทีมมากขึ้น ปรับความเข้าใจ ติดตามความคืบหน้าและช่วยให้น้องๆ ในทีมทุกคนพร้อมทำงาน โดยปกติแล้วจะจัดครั้งละประมาร 10-30 นาที ต่อสัปดาห์ ต่อคน โดยเลือกเวลาต่างกันไปตามความสะดวก

1 on 1 Feedback ช่วยอะไรบ้าง

จากการสำรวจของ Gallup การพูดคุยกันอย่างลึกซึ้งเป็นประจำทุกสัปดาห์เป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดสำหรับหัวหน้าในการเพิ่มความผูกพันของพนักงานกับองค์กร เพราะการคุยแบบตัวต่อตัวช่วยให้คนทำงานเล่าสิ่งที่โดยปกติอาจไม่สามารถเล่าออกมาในที่ประชุมได้ และบรรยากาศที่ผ่อนคลายกว่าช่วยให้เกิดความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นต่อทั้งหัวหน้าและคนทำงาน

แต่หัวหน้าหลายคนยังทำได้ไม่ดี

อย่างไรก็ตาม หัวหน้าหลายคนทั้งใหม่และเก่ายังไม่มีวิธีการที่ชัดเจนในการประชุมแบบนี้ ส่งผลให้พลาดโอกาสสำคัญในการสื่อสารและทำให้การประชุมไม่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการพูโคุยฟีดแบค ที่อาจทำให้การคุยกัน 1 on 1 นั้นกลายเป็นสงครามขนาดย่อมไปได้ แถมยังไม่ได้แก้ปัญหาในทีมอีกด้วย

ดังนั้น เพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดนี้ ต่อไปนี้คือหลักการสำคัญที่จะช่วยให้คุณเตรียมตัว จัดการ และเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมแบบหนึ่งต่อหนึ่งให้ได้ผลสูงสุด โดยขอแบ่งออกเป็น 3 ส่วน ดังนี้ คือ

  1. เตรียมตัวก่อนการประชุม
  2. ระหว่างประชุม
  3. หลังประชุม

1. เตรียมตัวก่อนการประชุม

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังเตรียมการประชุมประจำสัปดาห์กับ น้อง A ที่เพิ่งเข้ามาทำงานใหม่ หนึ่งในสมาชิกทีมของคุณ ต่อไปนี้คือขั้นตอนการเตรียมตัวที่แนะนำ:

1.1) กำหนดเวลาให้เหมาะสม

เลือกเวลาที่เหมาะสมกับตารางงานของน้อง A หลีกเลี่ยงช่วงเวลาที่ยุ่งหรือเหนื่อย เช่น หลังการประชุมใหญ่ ควรเลือกช่วงที่ทั้งคู่มีพลังและพร้อมคุยอย่างมีโฟกัส โดยเวลาที่เหมาะสมในการประชุม 1 on 1 Feedback 

ช่วงเวลาที่เหมาะสม : ช่วงเย็นหลังส่งงานจบและรีแลกซ์แล้ว , วันที่งานค่อนข้างสบาย, ช่วงเวลาที่ไม่เครียดมาก, คุยสั้นๆ ก่อนเริ่มงาน 

ช่วงเวลาที่ไม่เหมาะ : ก่อนออกไปเจอลูกค้า , หลังประชุมใหญ่ , หลังทำงานมากหนักทั้งวัน , คุยทันทีหลังงานมีปัญหา

1.2) ตั้งวาระการประชุม (Agenda)

ก่อนเริ่มประชุม 1 on 1 ตัวเราในฐานะหัวหน้าจะต้องมีเป้าหมายในใจมาก่อนว่าต้องการอะไรแล้วค่อยวางโครงสร้างการประชุมที่ชัดเจน เพื่อตอบโจทย์เป้าหมายนั้น เช่น

A. พูดคุยทั่วไป: เพื่อสร้างความสัมพันธ์ อัปเดทความสุขโดยรวมทั่วไป

B. ติดตามงานสำคัญ: ตรวจสอบความคืบหน้าและเป้าหมาย

C. แลกเปลี่ยนข้อเสนอแนะ: เปิดโอกาสให้พูดคุยสองทาง

D. สรุปงานที่ต้องทำต่อไป: ตกลงหน้าที่และเป้าหมายสำหรับครั้งถัดไป

เนื่องจากการคุย 1 on 1 Feedback มีเวลาพูดคุยค่อนข้างสั้น หากว่าเลือกเป้าหมายมากเกินไปอาจทำให้คุยไม่ทัน ดังนั้นหัวหน้าควรเลือก Agenda ในใจมาอย่างชัดเจนตั้งแต่ต้นว่าต้องการพูดคุยเรื่องอะไร แต่ถ้าไม่ได้มีเรื่องอะไรเป็นพิเศษก็ใช้ การคุยอัปเดทและให้ฟีดแบคตามมาตรฐานทั่วไป ก็ได้เช่นกัน

1.3) ทบทวนและเตรียมข้อมูล

ขั้นตอนสุดท้ายก่อนการประชุม คือการเตรียม Script ทบทวน Note จากครั้งก่อนเพื่อเตรียมคำถามหรือหัวข้อที่จะติดตามผล การเตรียมตัวล่วงหน้านี้ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะหัวหน้ามือใหม่ควรมี Agenda, Script ที่จะพูดกับน้องไว้คร่าวๆ เพื่อไม่ให้หน้างานจริงเกิดอาการสับสนจนออกนอกเรื่องไปไกล

2.ระหว่างการประชุม

เมื่อถึงเวลาประชุมแล้ว เป้าหมายของคุณคือการสื่อสารอย่างชัดเจน ตั้งคำถามที่กระตุ้นความคิด และเป็นผู้ฟังที่ใส่ใจ เน้นย้ำ “ฟังอย่างใส่ใจ”

2.1) เริ่มต้นด้วยการทักทายสร้างความสัมพันธ์ (ชมเปิดหัวก่อน)

เริ่มต้นด้วยการสนทนาเชิงบวก เช่น ชื่นชมงานที่น้อง A ทำได้ดี หรือพูดคุยเรื่องเบา ๆ เช่น กิจกรรมในวันหยุดที่ผ่านมา เพื่อสร้างบรรยากาศที่เปิดใจ

2.2) ติดตามงานสำคัญ

พูดคุยถึงความคืบหน้าในงานที่มอบหมาย พร้อมให้คำแนะนำหรือช่วยแก้ไขปัญหา และจด Next Step ของแต่ละเรื่องเอาไว้

2.3) การให้ข้อเสนอแนะ (Feedback)

ถึงเวลาที่ต้องให้ Feedback กันแล้ว ซึ่งแบ่งเป็น 2 ด้านคือ น้องฟีดแบคพี่ และ พี่ฟีดแบคน้อง

  • น้องฟีดแบคพี่ : ในฐานะหัวหน้า เราจำเป็นต้องเปิดใจถามไปตรงๆ เลย เช่น “น้องคิดว่าพี่มีอะไรที่ควรปรับปรุงเพื่อเป็นหัวหน้าที่ดีขึ้นไหม” แล้วหยุดตั้งใจฟังอย่างเดียว ไม่ต้องโต้ตอบใดๆ ทั้งสิ้นแล้วกลับมาพิจารณาอีกครั้งว่า คำแนะนำไหนที่ควรปรับตามได้หรือคำแนะนำไหนที่ไม่สามารถทำตามได้
  • พี่ฟีดแบคน้อง : ตัวเราเองฟีดแบคกลับ โดยมีเทคนิคคือ เน้นการพูดถึงพฤติกรรมหรือปัญหาในงาน ไม่ใช่ที่ตัวบุคคล เช่น แทนที่จะพูดว่า “คุณไม่รับผิดชอบ” ให้พูดว่า “คุณมาสายสองครั้งในสัปดาห์นี้ ซึ่งอาจส่งผลต่อความเชื่อมั่นของลูกค้า” และเสนอแนวทางแก้ไขอย่างชัดเจน ซึ่งสามารถใช้หลักการ Constructive Feedback ที่เรียกว่า SBI Model ได้เช่นกัน

2.4) สรุปและยืนยันความเข้าใจร่วมกัน

ก่อนจบการประชุม สรุปประเด็นสำคัญและให้ A และย้ำสิ่งที่ต้องทำต่อจากนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดในความเข้าใจ เขียน Next Step ร่วมกันคร่าวๆ ก่อนปิดประชุมว่าต่างคนต่างต้องไปทำอะไรกันต่อ

3.หลังการประชุม

การติดตามงานและไตร่ตรองหลังการประชุมก็สำคัญไม่แพ้ตัวการประชุมเช่นกัน สามารถทำได้ดังนี้

3.1) ส่งอีเมลติดตาม

สรุปประเด็นสำคัญและหน้าที่ทีทั้งตัวเราในฐานะหัวหน้า และ  A ต้องรับผิดชอบ เพื่อช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นร่วมกัน

3.2) ทบทวนสิ่งที่ได้เรียนรู้ร่วมกัน

ใช้เวลาทบทวนสิ่งที่ได้เรียนรู้จาก A เช่น รูปแบบการสื่อสารหรือเป้าหมายในงาน เพื่อปรับปรุงการบริหารในอนาคตว่าเรามีข้อตกลงร่วมกันอย่างไร ทั้งหมดนี้เก็บไว้คุยใน 1 on 1 Feedback รอบถัดไปก็ได้เช่นกัน

4. ตัวอย่างความสำเร็จขององค์กรที่ระดับโลก

หลายองค์กรที่นำระบบ 1 on 1 Feedback มาใช้ในการบริหารทีมงาน พบว่าสามารถสร้างผลลัพธ์ที่โดดเด่นในด้านความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้าและพนักงาน ตลอดจนประสิทธิภาพของทีมโดยรวม ตัวอย่างที่น่าสนใจมีดังนี้:

4.1. Google: การสร้างวัฒนธรรมของการสื่อสารแบบเปิดใจ

Google เป็นหนึ่งในองค์กรที่ใช้เพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน โดยหัวหน้าในทีมถูกฝึกให้ใช้เวลาประชุมตัวต่อตัวเป็นประจำเพื่อรับฟังความคิดเห็น สร้างความไว้วางใจ และช่วยแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะบานปลาย นอกจากนี้ Google ยังใช้ข้อมูลจากการประชุมเพื่อพัฒนากลยุทธ์การบริหารที่ตอบโจทย์ความต้องการของพนักงาน
ผลลัพธ์: Google รายงานว่าความพึงพอใจของพนักงานเพิ่มขึ้นกว่า 30% ในทีมที่จัด 1 on 1 Feedback อย่างต่อเนื่อง

4.2. Microsoft: การพัฒนาและเรียนรู้ร่วมกัน

Microsoft ใช้เพื่อสนับสนุนวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้และพัฒนา โดยมุ่งเน้นการให้ฟีดแบคที่เน้นการสร้างสรรค์ และสนับสนุนพนักงานให้เรียนรู้จากความผิดพลาดผ่านการประชุมตัวต่อตัว
ผลลัพธ์:

  • พนักงานแสดงความมั่นใจในบทบาทของตนมากขึ้นถึง 40%
  • อัตราการลาออกในทีมที่ใช้ระบบนี้ลดลงกว่า 15%

4.3. Shopify: การเพิ่มความผูกพันและแรงจูงใจในงาน

Shopify ใช้เป็นเครื่องมือในการกระตุ้นแรงจูงใจและความผูกพันของพนักงาน โดยจัดประชุมเพื่อปรึกษาเป้าหมายการพัฒนาในอาชีพ และหาทางออกให้ปัญหาที่พนักงานเผชิญในงาน
ผลลัพธ์: Shopify พบว่าพนักงานมีคะแนน Employee Engagement Score สูงกว่าค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรมถึง 20%

การนำตัวอย่างเหล่านี้มาประยุกต์ใช้ในองค์กรสามารถช่วยให้หัวหน้าทีมเห็นภาพว่า 1 on 1 Feedback ไม่ได้เป็นเพียง “กิจกรรม” แต่เป็น “กลยุทธ์” ที่ช่วยพัฒนาทั้งบุคลากรและองค์กรไปพร้อมกัน

สรุป

1 on 1 Feedback เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้หัวหน้ามือใหม่สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น ยกระดับขวัญกำลังใจ และขับเคลื่อนทีมไปสู่ความสำเร็จ อย่ามองว่าเป็นเพียง “การประชุม” แต่ให้ใช้โอกาสนี้เพื่อเข้าใจสมาชิกในทีมอย่างลึกซึ้ง และช่วยให้พวกเขาก้าวไปสู่ศักยภาพสูงสุดของตนเอง

.

อ้างอิงจาก : HBR.org

Author

  • รวบรวมและแลกเปลี่ยนข้อมูลเพื่อการพัฒนานอกกรอบของคนทำงาน

Related   Articles

Bystander Effect
Bystander Effect : สาเหตุที่พนักงานมีความลับแล้วไม่บอกบริษัท
ที่มาของ “ไทยมุง” มัวแต่ยืนดู…แต่ไม่มีใครช่วยสาเหตุที่บริษัทเปลี่ยนแปลงยาก แม้ทุกคนจะรู้หน้าที่พนักงานทุกคนรู้ปัญหาดี แต่ทำไมไม่มีใครพูดเปิดประเด็น?เหตุการณ์น่าเป็นห่วงเหล่านี้มีสาเหตุทางจิตวิทยาเหมือนกันที่เรียกว่า...
Scout Mindset
Scout Mindset : เข้าใจปัญหาด้วยการเฝ้ามองอยู่เงียบ ๆ ห่าง ๆ
เคยสงสัยไหม? ทำไมผู้บริหารบางคนถึงมองปัญหาได้ทะลุปรุโปร่ง “อ่านเกมขาด” ทั้งๆ ที่ดูก็ไม่ได้มีความสามารถเลิศเลอเหนือไปกว่าใคร? แม้ผู้บริหารท่านนั้นไม่ได้มีทักษะพิเศษ...
การประเมินผลการทำงาน
เตรียมตัวให้พร้อม : เคล็ดลับรับมือการประเมินผลการทำงานช่วงสิ้นปีอย่างมืออาชีพ
การประเมินผลการทำงาน คืออะไร?การประเมินผลการทำงาน คือกระบวนการประเมินผลงานของพนักงานอย่างเป็นทางการ โดยจะมีเกณฑ์ตรงกลางที่บริษัทตั้งไว้ และพนักงานจะถูกประเมินโดยหัวหน้างานหรือคนที่เกี่ยวข้องกับตัวเองในการทำงาน...