แต่เรารู้ดีว่า การประชุมเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ คำถามที่น่าถามคือ แล้วเราจะประชุมยังไงให้มีประสิทธิภาพ?… ถามต่อไปอีกขั้นหนึ่ง
“เราจะ “ประชุมให้น้อยลง”…แต่มีประสิทธิภาพขึ้นได้อย่างไร?” มาค้นหาคำตอบบางส่วนจาก CEO ระดับโลกกันครับ
Jeff Bezos | The Two-Pizza Rule
Jeff Bezos บอกว่าด่านแรกของการประชุมคือต้องมีเฉพาะคนที่จำเป็นเท่านั้น เขาออกแบบกฎการประชุมที่โด่งดังไปทั่ว มีชื่อว่า “The Two-Pizza Rule” ในแต่ละการประชุม ควรมีคนไม่มากเกินพิซซ่า 2 ถาดเมื่อแบ่งกันพออิ่มทุกคน
ซึ่งหากพิจารณาจากถาดพิซซ่าทั่วไป จะพบว่าจำนวนคนในการประชุมที่มีประสิทธิภาพในมุมมองของ Jeff Bezos คือ ไม่ควรเกิน “6-8 คน” นั่นเอง และ 6-8 คนนี้ต้องเป็นคนที่ “เกี่ยวข้อง” กับเนื้องานการประชุมโดยตรงเท่านั้น
โดยเขามองว่า The Two-Pizza Rule จะช่วยเพิ่ม “ประสิทธิภาพในการประชุมและการมีส่วนร่วม” ได้ดียิ่งขึ้น สอดคล้องกับผลสำรวจจากหลายองค์กรในอเมริกาว่า การประชุมที่มีพนักงานไม่เกิน 10 คน จะได้คะแนนการมีส่วนร่วมอยู่ที่ 42% หากมากกว่านี้คะแนนจะตกลงไปต่ำกว่า 30% เลยทีเดียว
นอกจากทุกคนจะอิ่มท้อง เอร็ดอร่อย ยังได้ประชุมไปในตัว และด้วยบรรยากาศที่ไม่เป็นทางการ (กินไป-คุยไป) สามารถเพิ่ม Creativity ได้ แต่ละคนมีแนวโน้มออกเสียงระดมความคิดช่วยกันหาทางแก้ปัญหา
นอกจากนี้เมื่อคนไม่มากไป-ไม่น้อยไป ยังไปช่วยลดขั้นตอนขออนุมัติต่างๆ ช่วยให้การ “ตัดสินใจ” รวดเร็วขึ้นในที่สุด
อย่างไรก็ตาม Jeff Bezos ไม่ได้ปฏิเสธการประชุมแบบคนเยอะๆ แต่เขามองว่านั่นเป็นการประชุมที่เหมาะกับการ ‘แจ้งความคืบหน้า’ มากกว่า ซึ่งนานๆ เกิดขึ้นทีได้แต่ไม่ควรเกิดบ่อย
ที่น่าแปลกใจคือ หลายบริษัทสับสนเรื่องนี้ เอาการประชุมที่แจ้งความคืบหน้า(ซึ่งต้องการ ‘ทุกคน’ ในบริษัท) มาใส่ในประชุมแบบระดมความคิด (ซึ่งต้องการแค่ ‘บางคน’ ในบริษัท)
อีกไอเดียที่ใช้กันใน Amazon เวลา ‘ประชุมทางไกล’ คือ ผู้เข้าร่วมแต่ละคนต้องเขียนโน๊ตล่วงหน้าพร้อมคำอธิบายและแชร์ให้ทุกคนเห็น เมื่อเริ่มประชุม 10 นาทีจะเงียบมากเพราะทุกคนอ่านโน๊ตของแต่ละคนอยู่ จากนั้นถ้ามีข้อสงสัย จะเปิดโอกาสให้สอบถามได้เพียงคนละ 6 นาที ถ้าเกินกว่านั้นต้องไปคุยกันนอกรอบเอง
เวลาประชุมน้อยลง…แต่มีประสิทธิภาพขึ้นจริงๆ
เกร็ดน่ารู้ทางด้านจิตวิทยา
เรื่องการประชุมเราสามารถเชื่อมโยงความรู้จาก Dan Ariely นักเศรษฐศาสตร์ด้านพฤติกรรมชื่อดังของโลกซึ่งเผยว่า ผู้คนมักตกหลุมพรางความพยายามทุ่มเทที่รับรู้ได้ง่ายจากภายนอกจนเผลอมองข้ามคุณค่าที่แท้จริง…แม้แต่ผู้บริหารระดับสูงเองก็ตาม
กล่าวคือ ยิ่งอีกฝ่ายแสดง “ความพยายามทุ่มเท” (Effort) ออกมาให้เห็นมากเท่าไร เรามีแนวโน้มให้คุณค่า(และจ่ายแพง)มากเท่านั้น…โดยลืมคิดไปว่าการกระทำนั้นมี ‘ประสิทธิภาพ’ มากหรือไม่
การประชุมเองก็เช่นกัน ยิ่งเราใช้เวลาประชุมนาน 5 ชม. คุยถกเถียงกันไปมาจนฟ้าสาง เรายิ่งรู้สึกว่าวันนี้เราได้ทำอะไร ได้ขบคิดโต้เถียง ได้วิพากษ์วิจารณ์
แต่ถ้าการประชุมนั้นใช้เวลาเพียง 5 นาที ทุกคนทำการบ้านมาอย่างดี มาถึงพูดเข้าประเด็นจนได้ข้อสรุปแล้วต่างแยกย้ายกลับไปทำงาน หลายคนจะรู้สึก “อ่าว อะไรกัน…ไม่ทันไรจบซะแล้วหรอ”
แต่ที่แน่ๆ คุณใช้ Effort เพียง 30 นาที ในการทำ “แบบประเมินอาชีพ” จาก CareerVisa ซึ่งช่วยให้คุณค้นหาอาชีพในฝัน ทดลองทำโดยได้ผลประเมินเบื้องต้นฟรี! >>> https://www.careervisaassessment.com/five-shades-assessment-th/
Carlos Ghose | Productive Meeting
อดีต CEO ของ Nissan อีกหนึ่งผู้นำด้านยานยนต์ของญี่ปุ่น ประเทศที่มีวัฒนธรรมเลื่องชื่อด้านการประชุมอันแข็งขัน
เขาเป็นผู้มาเปลี่ยนวัฒนธรรมการประชุมดั้งเดิม(แบบญี่ปู๊นญี่ปุ่น) ที่ใช้เวลานาน เกรงอกเกรงใจ และเมื่อจบประชุมก็มักไม่มีแนวทางเป็นชิ้นเป็นอัน(ไว้ประชุมใหม่รอบหน้า!)
Carlos Ghose มีทัศนคติว่า “5% คือกลยุทธ์…95% ที่เหลือคือการลงมือปฏิบัติ” โดยการประชุมถูกจัดอยู่ใน 5% ไม่ว่าประชุมจะเลิศเลอแค่ไหน ก็เป็นแค่การพูดคุย เป็นแค่แผนในหัว จึงไม่ควรใช้เวลาเยอะเกินไป
การจะทำแบบนั้นได้ ในการประชุมเขาจึงให้ความสำคัญกับ “เวลา” มากๆ จะต้องกำหนดกรอบระยะเวลาให้ชัดเจน ‘จบคือจบ’ ลงรายละเอียดจากใหญ่ไปเล็ก เช่น กรอบเวลาการประชุม 60 นาที แบ่งเป็น 3 ส่วนๆ ละ 20 นาที ส่วนแรกเกี่ยวกับอะไร ใครพูดบ้าง พูดคนละกี่นาที เมื่อจบการประชุม Action Plan จากนี้ต้องเป็นอย่างไร นำเสนอฟีดแบคกลับมาภายในกี่วันๆ
เขามองว่าเมื่อใส่กรอบเวลาลงในรายละเอียดทุกขั้นตอน ทุกอย่างจะดู ‘เคร่งครัด’ ขึ้นเอง ส่งผลให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะต้องนำเสนอให้สำเร็จภายในกรอบเวลานั้น เช่น ถ้ามีเวลาแค่ 8 นาที จะออกแบบ PowerPoint ยังไงให้คนเข้าใจง่ายและเร็วที่สุด จะต้องเลือกพูดคีย์เวิร์ดประโยคไหนบ้างที่โน้มน้าวได้ดีที่สุด
เรื่องนี้สำคัญมากโดยเฉพาะเหล่าผู้บริหารระดับสูงที่รับเงินเดือนมหาศาลแต่ละเดือน ถ้าหารออกมาเป็นรายชั่วโมงที่หลายคนต้องมาทิ้งเปล่ากับการประชุมไร้ประสิทธิภาพ…ยังไงก็ไม่คุ้มแน่ๆ
เขายังเลื่องชื่อในการประชุมอันแหวกแนวอื่นๆ เช่น เรียกรวมผู้บริหารญี่ปุ่นให้มาประชุม แต่แทนที่จะนั่งในห้องออฟฟิศกลับไปยืนอยู่ข้าง…สนามซ้อมแข่งรถที่รถ Nissan ออกรอบอยู่ ได้เห็นสมรรถนะยานยนต์และประชุมไปในตัว
Elon Musk | กฎเหล็ก 3 ข้อ & เลิกหมกมุ่นกับ PowerPoint ซะ
เผื่อใครไม่ทราบ Elon Musk มองตัวเองเป็น ‘วิศวกร’ (ไม่ใช่นักธุรกิจ) และวิศวกรมองเรื่องผลิตภัณฑ์มาเป็นอันดับหนึ่ง
เขาแนะนำในงาน CEO Summit เมื่อปี 2020 ว่า
“ใช้เวลากับตัวเลขการเงินในกระดาษให้น้อยลง เลิกหมกมุ่นกับความสวยบรรเจิดของ PowerPoint และเอาเวลาไปพัฒนาสินค้าบริการยังจะดีกว่า”
แก่นของ PowerPoint คือการนำเสนอผลงาน…ไม่ใช่สร้างผลงาน
PowerPoint ดีเลิศแค่ไหน ไม่ได้หมายความว่าผลิตภัณฑ์ของเราจะดีตาม
ที่น่าแปลกใจคือ พนักงานหลายคนยอมทุ่มเวลามากมายไปกับการทำ PowerPoint ให้สวยงามเพื่อสร้างความประทับใจให้เหล่าผู้บริหารในห้องประชุม
การทำ PowerPoint ให้สวยงามไม่ใช่เรื่องผิด…แต่บางคนหมกมุ่นจมปลักกับมันเกินไป มากเกินกว่าสินค้าบริการของบริษัทตัวเองเสียอีก
ไม่จำเป็นต้องทำให้สวยหรู แค่เน้นให้นำเสนอได้-สื่อสารได้เป็นพอแล้ว!
นอกจากประเด็น PowerPoint แล้ว Elon Musk ยังมี “กฎเหล็ก 3 ข้อในการประชุม” ที่เขาใช้กับทุกบริษัทที่ดูแลอยู่
1. ปราศจากประชุมใหญ่: “กำจัดประชุมใหญ่ๆ ออกไปให้หมดซะ” Elon Musk เคยพูดด้วยท่าทีแข็งขัน เขาคิดว่าการประชุมแต่ละครั้งไม่ควรเกิน 4-6 คน (น้อยกว่า Amazon ซะอีก)
อีกประเด็นที่น่าสนใจคือ Musk ให้คุณค่าว่าควรจะเชิญใครมาร่วมประชุมดี (Invite List) คนที่มาต้อง ‘เกี่ยวข้องโดยตรง’ ที่สุด ห้ามพ่วงลูกทีมมา ห้ามส่งใครมาแทน
2. ถ้าไม่มีประโยชน์…ออกจากที่ประชุมซะ: ข้อนี้สืบเนื่องจาก Invite List ที่ผิดพลาด-ที่ไม่ถูกคน…ย่อมไม่มีความหมาย เพราะคนนั้นก็จะแช่อยู่ในการประชุมโดยในหัวคิดเรื่องอื่นหรือคิดว่าเมื่อไรประชุมนี้จะเสร็จซะที
Musk บอกว่าถ้าคุณรู้ตัวแล้วว่าไม่ได้ก่อให้เกิดมูลค่าใดๆ ต่อที่ประชุม เดินออก-วางสายจากที่ประชุมนั้นได้เลย โดยที่คุณจะไม่มีความผิดใดๆ ไม่ได้เป็นการเสียมารยาท จงเอาเวลาไปทำงานของคุณที่เกิดมูลค่าให้บริษัทเถอะ
3. ประชุมให้น้อยที่สุด: เมื่อแก้ปัญหางานได้แล้ว ก็ไม่ควรมีประชุมอีกต่อไป เราเข้าร่วมประชุมเพื่อวางกรอบนโยบาย วางแผนกลยุทธ์ เรียงลำดับความสำคัญสิ่งต่างๆ เมื่อระบุชัดเจนแล้ว…ก็ไม่จำเป็นต้องมีประชุมอีก!
.
.
ทดลองทำ “แบบประเมินอาชีพ” จาก CareerVisa ได้ผลประเมินเบื้องต้นฟรีๆ เพื่อค้นหาอาชีพที่ใช่กันเถอะ >>> https://www.careervisaassessment.com/five-shades-assessment-th/
ยังไม่รู้จะหางานอะไรดี? รีบเข้าไปที่ >>> www.careervisaassessment.com
ทำ Resume แบบมืออาชีพได้ง่ายๆ ที่ >>> https://myrightcareer.net/
อ้างอิง
- https://www.inc.com/business-insider/jeff-bezos-productivity-tip-two-pizza-rule.html
- https://www.forbes.com/sites/barnabylashbrooke
- https://landing.directorpoint.com/blog/amazon-two-pizza-rule
- https://www.businessinsider.in/37-billion-is-lost-every-year-on-these-9-meeting
- https://www.businessinsider.com/elon-musk-3-rules-running-better-meetings
- https://www.entrepreneur.com/article/361458
