คนทำงานเร็วทำอะไรตอนที่เราไม่เห็น

ไม่ว่าใคร ก็อยากทำงานให้เสร็จไว ๆ เพราะเมื่อเราทำงานได้เร็วขึ้น ผลงานดี หน้าที่การงานก็ก้าวหน้า ส่งผลดีต่อองค์กร และยังทำให้มีเวลาส่วนตัวให้ตัวเองเพิ่มขึ้นอีกต่างหาก

แต่เทคนิคการทำงานเร็ว มักเป็นเรื่องที่แต่ละบุคคลต้องเรียนรู้เอง เพราะไม่มีสอนในมหาวิทยาลัย และไม่ค่อยมีการบอกต่อกันภายในที่ทำงาน เนื่องจากคนทำงานเร็วเข้าใจว่าเป็นวิธีปกติที่ใคร ๆ ก็น่าจะรู้อยู่แล้ว หรืออาจเป็นเทคนิคส่วนตัวที่ไม่คิดว่าถ้าคนอื่นรู้แล้วจะอยากในแบบเดียวกัน พนักงานใหม่อาจได้รับคำแนะนำจากรุ่นพี่หรือหัวหน้าบ้าง แต่คนที่มีอายุงานนานแล้วคงไม่ค่อยมีใครกล้าแนะนำ หนังสือ “คนทำงานเร็วทำอะไรตอนที่เราไม่เห็น” เขียนโดย คิเบะ โทโมะยูกิ หัวหน้าทีมโปรเจกต์ของบริษัท IBM Japan ได้รวบรวมเทคนิคต่าง ๆ ถึง 75 ข้อ ที่ช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้นกว่าเดิม ในที่นี้ขอยกตัวอย่างเทคนิคที่น่าสนใจมาให้อ่านกัน

ก่อนลงมือทำ

กฎในการทำงานเร็ว มี 3 ข้อ คือ ทำอย่างรวดเร็ว ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นทิ้งไป และทำให้ถูกต้องแม่นยำ

บางงานไม่จำเป็นต้องทำแบบเนี้ยบเต็มร้อย เสียเวลาโดยใช่เหตุ ควรกำหนดระดับคะแนนที่คาดหวังของแต่ละงาน เพื่อให้ทราบว่าจะแบ่งเวลาให้แค่ไหน

ถ้าหัวหน้ากำหนดระดับคะแนนที่คาดหวังมาให้แล้ว เราควรทำให้ได้มากกว่าความคาดหวังสัก 1-2 คะแนน จะได้รับการประเมินผลงานที่ดีกว่า

วางแผนให้ดีเพื่อทำให้ถูกต้องแต่แรก การแก้ไขภายหลังมักยุ่งยากและเสียเวลากว่า

อุปกรณ์ในการทำงาน

  • แนะนำให้พกสมุดจดติดตัวเสมอ พร้อมจดทุกเมื่อ ป้องกันการลืม
  • ควรใช้เป็นสมุดกราฟ เพื่อให้มีเส้นแนวตั้งและแนวนอน สามารถขีดแบ่ง/สร้างตารางได้ง่าย และควรเป็นแบบสันห่วงเพื่อให้สามารถพับจดได้ในพื้นที่จำกัด
  • การจดบันทึก ควรเขียนในแนวนอนจะกวาดสายตาอ่านได้รวดเร็ว เห็นภาพรวมง่ายกว่า และสามารถนำรูปแบบการจัดวางที่เขียนไว้ไปทำสไลด์ PowerPoint ต่อได้เลย
  • ปากกาสำหรับพกพาเพื่อจดนอกสถานที่ ควรเขียนลื่น ไม่ต้องลงน้ำหนักก็เขียนได้ ใช้ปากกาที่มีหลายสีในแท่งเดียว เพื่อให้เปลี่ยนสีขณะจดได้ไวขึ้น

อีเมล์

  • เขียนให้สั้น กระชับ ไม่ยาวจนมีแถบเลื่อนปรากฏขึ้นมา
  • ยกประเด็นสำคัญมาไว้บรรทัดแรกก่อนชี้แจงรายละเอียด เพื่อให้ผู้รับเข้าใจสิ่งที่ต้องการสื่อ
  • ใช้ function จัดหมวดหมู่ของ inbox เพื่อลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน
  • ตั้งใจอ่านอีเมล์ให้จบเพียงครั้งเดียว ไม่ต้องกลับมาอ่านซ้ำภายหลังอีก แต่หากเป็นงานที่ต้องทำ ให้ใส่เครื่องหมายไว้กันลืม

การทำเอกสารในคอมพิวเตอร์

  • การใช้ mouse จะเสียเวลาในการลากจากจุดหนึ่งไปอีกจุดหนึ่ง ควรฝึกใช้ปุ่ม home, end, page up, page down บน keyboard ในการย้าย cursor แทน
  • ควรท่องจำปุ่มลัดต่าง ๆ ที่ใช้เป็นประจำให้ได้ (มีในหนังสือ) อาจเสียเวลาในช่วงแรก การใช้ปุ่มลัด แม้ประหยัดเวลาได้แค่ครั้งละครึ่งวินาที ในระยะยาวรวมกันแล้วก็ช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้นมาก
  • Function พื้นฐานใน Excel ช่วยให้ทำงานได้สะดวกยิ่งขึ้น ควรจำไว้ใช้เช่นกัน (มีในหนังสือ)
  • ทำ template สำหรับเอกสารรูปแบบต่าง ๆ เก็บไว้ เพื่อประหยัดเวลาในการจัดหน้า และเรียบเรียง อาจเป็นแบบฟอร์มของเราเองหรือประยุกต์จากเอกสารของเพื่อนร่วมงาน
  • เขียนสิ่งที่จะนำเสนอใส่กระดาษ A4 ตาม slide ที่จะทำ วางแผนให้เสร็จก่อนจะลงมือทำ PowerPoint เพื่อให้แก้ไขได้ง่าย ให้หัวหน้าดูในกระดาษก่อน เมื่อเริ่มลงมือทำงานนำเสนอในคอมจะเสร็จอย่างรวดเร็ว

การมอบหมายงานและกำจัดเวลาในการรอคอย

  • หัวหน้าควรตัดสินใจและสั่งงานลูกน้องต่อทันที เพื่อให้งานเดินต่อได้ และเสร็จทันเวลา
  • กำหนด “จุดตรวจสอบ” เพื่อดูความคืบหน้า และกำหนด deadline ตามความเหมาะสมกับนิสัยการทำงานแต่ละคน
  • สร้างข้อตกลงกันในทีม เพื่อให้ได้แนวทางลดเวลาการรอคอย เช่น ตอบกลับอีเมล์ภายใน 24 ชั่วโมง ต้องมีการตอบว่ารับทราบ หรือจะทำให้เสร็จเมื่อไหร่ หรือไม่สามารถทำงานนี้ได้ เพื่อให้ผู้ส่งสามารถตัดสินใจดำเนินการต่อไปได้
  • หากไปหาเพื่อนร่วมงานที่โต๊ะแล้วไม่พบ เขียนโน้ตติดไว้ หรืออีเมล์ไปว่าเมื่อมาถึงแล้วให้ติดต่อกลับ เพื่อเราจะได้ไม่พะวง หรือเสียเวลาเดินกลับไปดูบ่อย ๆ

อย่าลืมว่า การทำงานได้เร็วนั้น งานต้องมีคุณภาพด้วย ในหนังสือยังมีวิธีการถ่ายทอดข้อมูล การรับข้อมูล การจัดประชุม ตัวอย่าง framework ที่ใช้ในการคิด-มองภาพรวม-แก้ปัญหา และเคล็ดลับอื่น ๆ อีกมากมาย ที่เหมาะกับพนักงานออฟฟิศทั้งระดับหัวหน้าและลูกน้อง 

นอกจากหนังสือ “คนทำงานเร็วทำอะไรตอนที่เราไม่เห็น” แล้ว ยังสามารถติดตาม blog ของผู้เขียนได้ที่

http://vekitomo-0.hatenablog.jp/

รีวิวหนังสือ คนทำงานเร็วทำอะไรตอนที่เราไม่เห็น

ผู้เขียน คิเบะ โทโมะยูกิ

ผู้แปล ภัทรวรรณ ศรประพันธ์

สำนักพิมพ์วีเลิร์น ราคา 220 บาท

Share on facebook
Share on twitter
Share on email

Writer

Related Posts

เป้าหมายสำเร็จได้ หากลงมือทำให้ต่อเนื่อง

“เทคนิคทำสิ่งหนึ่งสิ่งใดให้ต่อเนื่อง” เพื่อเปลี่ยนพฤติกรรมให้กลายเป็นนิสัย เราต้องเชื่อมั่นในสิ่งที่ตั้งเป้าหมายไว้ ว่าถ้าตั้งใจ เราสามารถทำได้จริง เช่น จะชนะเลิศการแข่งขัน จะเลิกบุหรี่ จากนั้นกำหนดวงจรการเกิดนิสัย ประกอบด้วย 3 ขั้นตอน คือ “เริ่มต้น” “ดำเนินการต่อ” และ “เลิก” แต่ละขั้นตอนมีเทคนิคดังนี้

เทคนิคจัดการเวลา สำหรับคนทำงานที่มักคิดฟุ้งซ่านด้วย Visual Time Management

Visual Time Management เมื่อเราทำให้เห็นเวลาเป็นภาพจะทำให้เราจดจ่อกับมันได้ง่ายกว่าและจัดการเวลาได้ง่ายขึ้น ขั้นตอนการทำก็ไม่ยาก มี แค่ 4 ขั้นตอน